你辦公桌雜亂嗎?告訴你提升工作效率的5大秘密!

by 30雜誌 2018/01/10

(本文經《30雜誌》網站授權,未經許可請勿轉載)

在看這篇文章時,你應該同時檢視一下自己的辦公桌,是文件雜物堆放滿桌、報表簽單凌亂不堪,還是分門別類井然有序、毫不紊亂呢?一個辦公桌上的物品擺設不僅牽涉到個人的上班心情,有時也往往影響工作效率的表現!

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你一定看過,有些人的辦公桌是被書籍與資料堆滿,桌面除了鍵盤與滑鼠外,已經再也找不到任何額外的空間可擺設物品。而且,他還會強調亂中有序,雖然雜亂,但會清楚知道該用的東西在哪裡,不過,當要他選出一些真正需要的東西時,往往挑的出來的也沒幾個。

《30》統計了5個提升辦公桌效率的方法,如果,你一直覺得自己工作效率不彰,也許應該先從辦公桌開始做起。

1、用不到的東西別放在桌面上
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首先,先看看自己的桌面,然後將用不到的資料與雜物全部收到抽屜中,你的桌面就該像大廚的砧板,愈清空對工作愈有幫助,因為找資料能更快速、桌面也有書寫空間;對於視覺上,簡潔也讓人注意力更集中、不會分心。尤其是各個開會資料、參考文件,其實用完就可以丟了。

如果有參考用書與各式文案,應該用書架整齊排放,並看看哪些書是這半年內根本完全沒有翻過的,如果有,就丟掉或收起來吧,因為這代表你很難會再用到。

2、桌面要有效率的配置
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最有效的配置,指的是當突如其來的工作爆量時,你還能迅速、有條不紊的解決問題。比方說,電話應擺在左手邊(左撇子為右手邊),當左手接電話時,你還能空出右手來寫下筆記。書櫃、資料夾放在右手邊,方便直接伸手查找資料。

筆筒、訂書機、迴紋針等文具應放在盒內整齊排放完整,筆頭記得朝下,書寫時可以更快速;最好桌面要再隨時擺放一個攤開來的筆記本,隨時寫下任何工作上的重點。

3、每個抽屜都有不同的任務
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可別因為抽屜內部看不見,就覺得裡面東西只要隨便擺擺就好,抽屜的髒亂不只會讓人想找東西時找不到,還容易衍生蟑螂、螞蟻等害蟲,你一定不會想要在工作時,看到一隻蟑螂跑到桌面上跟你打招呼的窘境。

一般來說,抽屜大致上分為中央抽屜與上、中、下層四個抽屜為主,中央抽屜主要擺放重要文件、愈常需要用到的物品為主,其次也依程度分別,將最不需要、最雜亂的物品堆到最下層,而中層則以檔案、文件為主,最上層放置文具、私人物品。在位置安排上,經常拿取的東西放在外側,才不會每次都要打開大半個抽屜。

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4、以便利N次貼歸納分類
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不論是書架、文件架或抽屜內務,若能用各種顏色的標籤將其分門別類,會有助於在查找資料時更快速便利。如「已簽核」「待簽核」「處理中」,或根據書目不同分為「雜誌」「百科全書」「政策公文」等,都有助於讓整體桌面更系統化。

而N次貼也可把待辦的事項貼在銀幕角落,辦完就撕下,如此可以清楚快速的知道自己什麼事情已完成、什麼事情還未做。但切記一定要貼的整齊,以免變得更雜亂。

5、適度擺放自己喜愛的舒壓小物
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很多人喜歡在桌面上擺放自己的蒐集品,不論是娃娃、偶像明星海報、限量公仔,或是種花種草、養殖小魚缸等,都能幫助在緊湊、充滿壓力的工作環境中,擁有一點童心未泯的浪漫與慰藉,它讓我們暫時忘掉工作上的煩憂,也能讓心情更快樂。

不過,這些小物也不宜堆疊太多,它會嚴重的影響心思、造成同事的困擾,許多人更會堆疊到辦公隔板都滿溢出來,只為完成他們心中理想的夢幻辦公環境。事實上,太多與工作無關的東西對工作效率並無幫助,因為你會做事到一半就去把玩它,進而分心。女性更不應該在桌面擺放鏡子,它只會害妳一直在照鏡子而已。

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