每年年底節慶眾多,因此成為舉辦派對的最佳時期,不過辦派對說難不難,說簡單卻也不是那麼容易,畢竟身為主辦人,要張羅大小事,又要賓主盡歡,可得處處用心、注重細節,才能讓每一個人在派對結束後都開心的離去。本次BeautiMode邀請了公關教主于長君June,以她辦活動和派對多年的經驗,與我們分享在家籌畫精品派對的建議。
June曾任台灣Lancôme的公關經理、GUESS和Replay的行銷企劃,現為STARFiSH星予國際創意有限公司執行總監,辦過大小型派對和活動,對於活動規劃的掌握,早已領略出獨門的心得和訣竅,本次她大方和我們分享,辦派對需要注意的9件事情:
舉辦派對最好先想好主題,才能讓赴約的賓客得以事先準備好服裝,再不然也要想好這場聚會的目的,以方便後續的所有細節規畫,因此無論是要辦中國風派對、殭屍派對、台客趴,活動有一個核心目標,讓大家能順著方向走是很重要的。
舉辦派對的時間很重要,因為這事關乎賓客有沒有辦法準時到,會不會急著想走,能否在現場玩得盡興。所以June建議最好將活動辦在星期六的晚上:「辦在星期五晚上不太妥當,因為星期五晚上是交通尖峰,賓客一定會遲到。辦在星期六晚上的好處是,早上大家可以做自己的事情,再輕鬆赴約,也不必擔心隔天要早起上班,可以盡情玩樂。」
辦活動難免要花錢,June說如果希望活動能夠辦得好,有些錢真的不能省,因為有時候錢省了,卻也會把整體氣氛一起犧牲掉。所以要辦活動之前,最好先估算一下自己的預算有多少,再進行採購和邀請賓客。也可以先大略算一下理想中的派對所需的一切花費,再斟酌數量增減。
邀請賓客是辦派對當中很重要的一門藝術,很多時候廣邀親朋好友並不是好事,畢竟主辦人無法顧及每一個人。會希望大家在辦派對之前想好活動主題或目的的原因,也是因為會影響賓客的屬性和數量。因為如果舉辦的派對,非常需要賓客配合準備道具服裝,部分個性比較害羞的朋友可能就不適宜被邀請,以免他們覺得在整場活動中格格不入。所以主題一定要先訂出來,再邀請適合的賓客,會讓活動進行的比較順利。
此外,若是圍在餐桌前的聚會,座位的安排也很重要。有時賓客之間不一定互相認識,因此最好安排將工作或興趣有共通點的朋友安排在一起,這樣在介紹彼此認識的時候,也比較容易替兩人製造話題,到場的賓客不僅不會尷尬,更會因為在活動上交到新朋友而感到開心。
一個派對要辦得成功,充足又美味的食物是最重要的。教主June說,自己私底下也常常替自己或朋友舉辦派對,曾經看過因為有賓客吃不飽就早早離開,就讓整場派對留下了一些遺憾。June建議,準備食物時,除了要準備比赴約人數多一點的餐點之外,準備一些小點心讓早到的客人可以使用,並有足夠的酒水讓賓客享用也很重要。畢竟吃得好、吃得飽,心情就不會差,自然能讓氣氛好起來囉!
至於食物的份量該如何準備,June則表示,如果種類夠多,每一種餐點的份量就可以少,但如果種類少,份量就一定要足夠。
除了餐點要好吃之外,June說器皿也很關鍵,尤其如果想要舉辦的派對是比較精緻的類型,就不能只是用免洗碗筷盛裝食物、舖一張報紙當作桌巾,而是要用心的找到適合的器皿裝飾,好看又好吃,讓派對的氣氛更到位。不過如果不想自己洗碗,June則建議可以找外燴,因為叫外燴不僅可以設計專屬餐點,連餐具都會一起準備與處理,若是有足夠的預算,叫外燴會是不錯的選擇喔!
營造氣氛對於派對來說也很重要,尤其如果有訂立主題的話,選擇搭配主題的音樂,會使現場更有真實感。但如果沒有,選擇符合賓客興趣喜好或特質的音樂,則有助於場子的活絡,不至於冷場。
如果預算足夠,建議可以邀請表演工作者到派對活動上為大家演出,讓大家擁有五感的極致享受,主人也可以省點力氣,讓炒熱氣氛的工作交給表演者,自己也能沉浸在快樂的氣氛當中。
當一切都籌畫好之後,就到了流程的最後一步:邀請朋友。若預算足夠,也希望隆重一點的話,建議可以找專家協助設計,關於邀請函的部分,June特別建議,如果自己對美感沒有把握,千萬不要為了省錢而自己動手做,務必要找達人幫忙,不然用文字簡訊邀請就可以了。
只要注重以上項目,無論是想把精品派對搬回家,還是單純只想製造美好的歡聚時光,都不再會摸不著頭緒了!
採訪攝影:BeautiMode
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